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关于合同附随保密义务的初步探讨——温明

在企业对外进行合同行为过程中往往涉及到一些保密信息,在合同签订前、合同的执行过程中,甚至在合同执行完毕之后,实际上都存在着一定的泄密风险。特别是合同终止之后,一些当事人不愿披露的未公开信息,如不加以特别的提醒或约定,保密义务往往容易被对方所忽略,从而造成不可预期的损失。根据我国的合同法以及一些商业惯例,本文围绕企业合同行为前后,介绍了几种常见的附随保密义务以及相关样例,仅供读者参考。

一、协助通知的义务。针对合同所涉及的商业秘密,如果由于对方涉诉或被执法部门调查,而导致一方的秘密可能外泄,合同中可以预先加以约定,此时,可以参考如下约定:“如果乙方被政府部门,法院或其他有权部门要求提供保密信息,乙方应立即向甲方通报,以便甲方能以保密为抗辩理由或取得保护措施。乙方应用尽所有可行的措施来保护该保密信息”。

二、归还或销毁资料的义务。合同执行完毕后,可能还存留一些文件资料,而且资料中载有一方需要保密的信息,此时需要格外提醒对方当事人履行相应的保密义务,比如可以参考:“任何时候,只要收到甲方的书面要求,乙方应立即归还全部项目资料和文件,并将包含该项目资料的媒介及其任何和全部复印件和摘要交给甲方。若该信息资料属于不能归还的形式,或已经复制和转录到其他资料中,则应将其销毁或删除”。

三、再次保密的义务。为防止受秘方员工泄密或其向第三方泄密,可以参考制定如下条款:“乙方可以为本协议目的向其确有知悉必要的雇员披露甲方提供的保密资料,但同时需指出其雇员遵守本条规定的保密及不披露义务”。

四、缔约后保密义务。因为合同签订后也可能会存在商业秘密泄露。许多当事人认为只要签约就达到目的了,保密工作就可以松口气了,其实在业务合同执行过程中,企业经常需要把如制作工艺、图纸、零部件、材料、生产设备等某些信息透露给供应商和客户,企业的竞争对手往往也与这些供应商或客户存在业务联系,极有可能造成泄密。此外,缔约后因为执行合同也将产生后续的商业秘密,也需要加以保护。为此,制定条款时可参考:“双方应当仅为本协议目的而复制和使用保密资料。除非得到另一方的书面许可,甲乙双方均不得将本合同中的内容,以及在本合同执行过程中获得的对方的商业信息向任何第三方披露”。

在执行合同过程中,可能受秘方会需要一些律师、会计师等专业机构的服务,对于由此可能带来的泄密风险,可以参考如下条款对受秘方加以约束:“除本合同另有约定外,如果接收方须向任何第三方披露保密信息,则接收方应事先得到提供方的书面同意。在向第三方披露保密信息之前,接收方应按照不低于本合同保密要求的程度与第三方签署保密合同”。

五、合同终止后的保密义务。实际上,合同终止包括执行完毕、或解除合同后,其商业秘密流失现象非常严重,对此,不仅应做到在合同中单独载明保密条款期限(该期限不同于商务合同本身的有效期限),而且最好再约定涉密文件、资料的交接归还手续,或删除或销毁涉密信息等。

此外,关于商业合同的保密,绝不能停留在合同阶段,甚至在合同缔约前也同样存在保密的必要。比如在合同谈判前,掌握某项技术秘密但需要合作的当事人,为了证明自己技术的存在及价值,必然向对方披露部分甚至全部技术信息或经营信息,在没有提出保密要求的前提下,对方无义务保守此类商业秘密(杨莉,《企业商业秘密战略》)。因此企业特别是初创企业在缔约前为防止或制约对方将知悉的商业秘密泄露或不正当使用,最好要与对方单独签订保密协议,否则一旦泄密都无法追究对方的缔约过失责任。

最后,需要指出的是,在商务合同保密工作中,不能仅仅停留在文本上,即并不是不单单通过设置保密条款、提出保密主张就高枕无忧了,还需要格外注意保密条款的落实,否则由于无法认定涉密信息的保密性,将来法院很难支持当事人的诉讼请求。为此,一是要建立企业内部的保密制度,制定相应的保密办法,比如设置“四密”文件,即涉密人员清单、涉密场所清单、涉密信息清单、涉密设备清单等,对涉密范围、密级等内容加以详细规定,以及关于保密的规章制度(保密手册)要在公司内部张贴、或公司内网公示等形式加以公布,并由员工签字领取。二是对涉密信息还须采取物理保密等技术保密措施,且达到一定的标准,如设置相应的保密场所、保密区域、文件柜加锁、信息阅读权限,电脑设置密码、添加保密标记等,以便于形成完整的证据链条,具体可以参考保密类相关文章。所幸,司法实践中对这些保密手段的要求并不是很严苛,并不要求权利人必须采取非常严密,万无一失的措施,只要权利人主观上具有把某信息作为商业秘密保护的意图,客观上采取了足以使相对方明知的措施即可。( 王乃莹,《商业秘密保护,企业应如何构建合理保密措施?》)总之,对于企业而言,保密是一项系统工程,但由于涉及诸多环节和因素,容易发生披露,对合同的保密附随义务也需要格外注意,只有做到防患于未然,才能更有效地参与激烈的市场竞争。